Du kan digitalisere dine egne processer og få system i dine arbejdsopgaver

I anden del af vores række af webinarer om digitalisering, havde vi inviteret Jakob Neua Nørgaard. Vi talte med Jakob om hans virksomhed og om de muligheder der ligger i digitaliseringen af blandt andet ejendomsmarkedet. Han gav gode råd til, hvordan du kan begynde at digitalisere dine egne processer og få system i dine arbejdsopgaver.

Jakob Neua er manden bag det børsnoterede firma Penneo, der specialiserer sig i at hjælpe virksomheder med at få dokumenter hurtigere underskrevet. Nu er Jakob indehaver af Danmarks digitale ejendomsmægler Estaldo.com. Estaldo.com tilbyder et enkelt og gennemskueligt alternativ til den traditionelle ejendomsmæglerbranche, når du skal sælge din ejerbolig.

Penneo

Allerede i 2011 fik Jakob ideen til Penneo og med manges hjælp, blev Penneo bygget op. I 2014 fik de deres første kunder. Penneo er basalt set et system til procesoptimering. Det er naturligvis et system, hvori man underskriver dokumenter, men det som Penneo reelt laver, er at digitalisere processer. I Penneos tilfælde, at digitalisere og effektivisere processer omkring at få kontrakten sendt, underskrevet, håndteret og arkiveret.

Din digitale ejendomsmægler

Da det i 2017 i Danmark også blev muligt at underskrive købsaftaler digitalt, gik Jakob i samarbejde med ejendomsmægleren Ann Rosenskjold. De gik i gang med at udvikle konceptet Estaldo.com, der åbnede op i januar 2020. Estaldo.com er det digitale og prisvenlige alternativ til køb og salg af boliger:

“Vi prøver på at fjerne de led, hvor man laver manuelle behandlinger. Det er en af grundene til, at vi kan tage prisen ned fra de 90.000, som jeg vil tro de fleste ejendomsmæglere tager, og ned til de 12.500. Man får faktisk mere eller mindre det samme for pengene hos os.

Vi tager over på alt det mæglerfaglige hos os. Det gælder papirarbejdet, købsaftalen, alt omkring salgsopstillingen og vi tager ovenikøbet også forhandlingen med dem, der nu engang vil købe boligen. Det eneste vi ikke laver, det er fremvisninger, og det er jo en stor del af en traditionel ejendomsmæglers forretning. Fremvisningen klarer folk selv i vores løsning og det kan de sagtens. De folk, der bor i huset kender jo huset bedre end nogen ejendomsmægler nogensinde ville gøre.

Vi prøver på at optimere og digitalisere processer. Der hvor vi er nu, det er hvor vores ejendomsmæglere siger, at hvor de normalt set ville bruge 30 timer på en sag, så bruger de nu kun 2 ½. Det er jo et kæmpe indhug i arbejdsindsatsen, og det er også det, der gør, at vi kan holde prisen nede.”

Kom i gang med at digitalisere dine arbejdsopgaver

Penneo og Estaldo.com er begge eksempler på virksomheder, der som deres produkt, optimerer og digitaliserer nuværende manuelle processer for kunden. DomuSpect – det digitale flyttesyn, er et andet eksempel. For alle tre virksomheder gælder, at de møder en del kunder, der som udgangspunkt synes, det er svært at komme i gang med at digitalisere. 

Jakob har oplevet, at mange hopper ud i, at ville digitalisere alt på én gang:

“Og så bliver det bøvlet, fordi man jo aldrig rigtig kan forestille sig, hvad det er, man kommer til at møde i sit næste skridt. Så når folk synes, det er svært at komme i gang med at digitalisere sin virksomhed, så tror jeg mest, det er fordi, at folk tager munden for fuld.”

3. gang er lykkens gang

Jakob har et rigtig godt og konkret råd til dig, der gerne vil begynde at digitalisere dine egne processer og få system i dine arbejdsopgaver.:

“At komme i gang med at digitalisere, er faktisk ikke særligt svært, hvis man bare tager et lille skridt af gangen og tænker sig om. Når man går i gang med at digitalisere processer, skal man kigge på de processer man gør mere end tre gange. Det er en regel, vi har her hos os: Hvis der er ting, du gør mere end tre gange, så kan det formentlig betale sig at digitalisere. Det kan være et rigtig godt sted at starte.”

Vælg et system

Når du så har fundet frem til den type arbejdsopgaver, du vil starte med at digitalisere, så skal du i gang med at finde et system, der kan håndtere de processer. For eksempel et ticket-system, til at håndtere mails eller et økonomisystem, der kan digitalisere din bogføring. Det kunne også være DomuSpect, der kan digitalisere dine flyttesyn:

“Det er bare nogle eksempler. Så jeg tror, man skal sætte sig ned og så skal man tage et skridt af gangen. Så skal man sige “Hvad har vi af papirer? Okay, lad os se, om vi kan fjerne det.” Det kunne være et godt sted at starte. Der er jo mange virksomheder, der har utroligt meget papir, som de faktisk godt kan slippe for. Ja, vi har faktisk slet ikke noget papir på det her kontor. Alle vores regninger ryger f.eks. ind i et system, der hedder Roger.”

Et system af gangen

“Det vi gør, og det som jeg anbefaler folk at gøre, er at man tager et område af gangen. Det kan være man sætter sig ned og siger: “Kan der være værdi i at vi begynder at sende vores lejekontrakter ud med digital underskrift?”

Da jeg stadigvæk var i Penneo, var vi ude hos et boligselskab. De var vant til at proppe deres lejekontrakter ned i en kuvert og sende den afsted med returporto. Det er altså ikke så mange år siden, og der er sikkert også mange, der gør det i dag. Da vi var ude og sætte dem i gang med Penneo-løsningen, sendte de lejekontrakten afsted og så gik der 10 minutter, så kom den allerede retur – og der var den altså underskrevet. Det var de rigtig glade for. Både det, at den var underskrevet, men at den lå elektronisk, hvor de nemt kunne finde den igen. Det var jo en kæmpe forskel fra at sende den på post, få den retur, få den scannet ind, og gemme den i et eller andet fællesdrev eller lignende.”

Systemer skaber værdi

“Der er bare en kæmpe værdi i at kunne finde sine ting igen. til lige med værdien, der ligger i at effektivisere sin egen arbejdstid. Og så sker der vel typisk også det, når man bruger de her automatiserede digitaliserede systemer, at de hjælper med at tage stilling. Tage stilling til mange af de ting, man ikke ellers, som mindre virksomhed eller medarbejder, når at sætte sig ind i inden det ændres.”

Databeskyttelsesforordningen – bedre kendt som GDPR – som EU indførte d. 25. maj 2018 er et godt eksempel på lovgivning, som de digitale systemer, kan hjælpe med at overholde:

“I eksemplet med lejekontrakter, altså i det her tilfælde, hvis du sender dem ud på mail. Lad os sige, du gerne vil have et CPR-nummer i, det må man jo ikke i henhold til GDPR. Så der hjælper et digitalt system også med at få noget compliance på, så man overholder lovgivningen.”

Effektiv standardisering

“Når man begynder at digitalisere sine processer og arbejdsopgaver, får man sat ting i system. Det kan godt virke lidt mere rigid, fordi systemet måske har begrænsninger, for hvad eller hvordan du kan gøre. Men det er jo så et trade-off man må tage, og sige “jamen hvis vi digitaliserer, så har vi bestemt, at vi altid gør sådan her”. Det betyder også, at hvis så man skal ansætte flere medarbejdere, så er det også meget lettere. Så kan man sige “det er sådan her vi gør, og det er den måde som systemet virker på”. På den måde ender du ikke med en medarbejder, der sidder og begynder at gøre tingene på en fjerde måde, som måske er endnu mere ineffektiv end det man havde før.”

Forsvinder jobbet i processen?

Det kan være logisk at tænke, at når man digitaliserer processer, der før var manuelle, så vil det koste arbejdspladser. Den tankegang skaber i sig selv modstand mod digitaliseringen:

“Hvis du sidder i en organisation og laver sagsbehandling, så er du jo ikke nødvendigvis interesseret i at digitalisere. Det kan jo være nærmest dit eget job, der forsvinder i den proces. Min erfaring er, at jobbet forsvinder ikke. Der sker bare noget andet og det bliver bare ændret. Det er i hvert fald meget, meget sjældent at digitalisering fjerner et job.”

Digitalt mindset

“Jeg tror, mange ikke går i gang med at digitalisere fordi “åh, så skal vi til at lære noget nyt”. Det er bare lettere at gøre, som man altid har gjort. Vi oplevede det samme i Penneo, og det oplever vi også i vores nuværende organisation. Det mindset tror jeg, man skal væk fra.”

Her kan du se optagelsen af DomuSpect-webinaret med Jakob Neau Nørgaard fra d. 25. november 2020.

Leopardvej 2, 7700 Thisted – Danmark

Brendstrupvej 61, 8200 Aarhus N – Danmark

Mail: info@iospect.dk – Tlf: +45 4290 9008

Ring til os mellem 08:00 – 16:00 på hverdage eller fang os på chatten her på siden – vi er ofte online uden for normal åbningstid og kan som regel træffes på chatten både aften og weekend.

Det er ikke pjat når vi siger at vi giver Danmarks bedste support på digitale flyttesyn.

Check vores FAQ (ofte stillede spørgsmål) – måske kan du finde et svar her: Support FAQ

Handelsbetingelser
Persondatapolitik