Kan du dokumentere, at lejer har modtaget flyttesynsrapporten?
Når du laver et flyttesyn, vil lejer i mange tilfælde være tilstede. Udfører du dit flyttesyn med appen DomuSpect, ligger den endelige flyttesynsrapport straks klar. Du kan sende den til lejer på stedet og lejer kan kvittere med det samme direkte på skærmen. På den måde kan du dokumentere, at lejer har modtaget flyttesynsrapporten. Men hvad gør du, hvis din lejer ikke er mødt frem til flyttesynet. Eller lejer simpelthen nægter at kvittere? Hvordan kan du dokumentere, at lejer har modtaget flyttesynsrapporten?
Udlejer har bevisbyrden
Det er dig, der som udlejer har bevisbyrden. Du skal dokumentere, at din lejer har modtaget flyttesynsrapporten senest 2 uger efter flyttesynet. Det er altså desværre ikke nok, at du kan dokumentere, at du har sendt flyttesynsrapporten til lejer. Hvordan kan du i praksis dokumentere, at din lejer rent faktisk har modtaget flyttesynsrapporten? Hvornår anses flyttesynsrapporten for at være modtaget?
Med post eller mail?
Når du skal sende flyttesynsrapporten til din lejer har du flere muligheder. Du kan skrive eller printe flyttesynsrapporten på papir og sende den med posten til modtagers postkasse.
Siden januar 2019, har det i henhold til lejeloven også været tilladt at sende flyttesynsrapporten digitalt. Det betyder, at rapporten gerne må sendes via for eksempel mail.
Hvornår har lejer modtaget en mail ?
Sender du flyttesynsrapporten i en mail, anses den juridisk for at være kommet frem, når den ligger på modtagers email-server. Det har ingen betydning, hvilken indbakke, den ligger i. Lejer vil derfor ikke kunne undskylde sig med, at mailen lå i spam-bakken.
I praksis er der derfor slet ingen tvivl om, hvornår en mail er modtaget. Udfordringen ligger i at dokumentere og bevise, at din mail er modtaget af lejer. Hvis lejer påstår at flyttesynsrapporten ikke er nået frem, er det nærmest en umulig opgave. Har lejer helt slettet mailen fra sin server, så bliver det påstand mod påstand.
Højesteret fastslår bevisbyrden
Det er desværre ikke nok, at du kan dokumentere, at du har afsendt mailen med flyttesynsrapporten til lejers mailadresse.
I februar 2020 slog selveste højesteret fast, at det er afsenderen af en mail, der skal løfte bevisbyrden. Afsenderen skal dokumentere at mailen også er modtaget. Ikke kun afsendt.
I sagen blev der fremlagt bilag med henblik på at dokumentere, at en række emails var afsendt til modtager. Modtager kunne ikke bekræfte modtagelsen af de omhandlede mails. Afsender kunne desuden ikke fremlægge automatiske svarmails fra modtager eller anden dokumentation for modtagelse. Højesteret fastslog herefter, at modtagelsen ikke var bevist.
Der hersker altså ingen tvivl om, at det er dig, der som udlejer skal have dokumentationen i orden. Det gælder i øvrigt i alle forhold der vedrører flyttesyn.
Du kan dokumentere at lejer har modtaget flyttesynsrapporten med en bekræftelse
Dokumentation for at lejer har modtaget din mail med flyttesynsrapporten, kræver lejers bekræftelse på at mailen er modtaget på lejers mailserver. Først når du har kvittering eller bekræftelse fra lejer, har du dit bevis for modtagelsen.
Du kan få lejers bekræftelse ved at anvende funktionen “Anmod om kvittering for modtagelse” i dit mailprogram. Bruger du G-mail, har du desværre ikke denne funktion til rådighed.
Du kan også i mailen, anmode din lejer om at bekræfte modtagelsen af flyttesynsrapporten. En sådan bekræftelse vil også være tilstrækkelig dokumentation for modtagelsen. Et eventuelt autosvar fra modtager, kan også være nyttig at gemme, da den kan bevise at din mail er nået frem til modtagers server.
Bruger du DomuSpect til dine flyttesyn, kvitterer en fremmødt lejer for modtagelsen med det samme. Denne kvittering er din dokumentation for, at lejer har modtaget flyttesynsrapporten.
Vil du poste din flyttesynsrapport ?
Når du sender en fysisk flyttesynsrapport med posten, gælder stort set samme regler, som for emails. Et brev er i juridisk forstand nået frem, når den er lagt i modtagers postkasse og modtager kan ikke undskylde sig med at postkassen ikke er blevet tømt.
Vær opmærksom på at for virksomheder, gør kontortidsreglen sig gældende. Bliver et brev lagt i virksomhedens postkasse udenfor almindelig kontortid, anses brevet først for modtaget ved næste kontortids begyndelse.
Stol ikke på anbefalet post og indleveringsattester
Østre Landsret har slået fast at en indleveringsattest udelukkende er en erklæring om, at brevet er indleveret til postvæsenet. Denne attest dokumenterer ikke, at brevet er afleveret til modtagers adresse, så den er af samme grund ikke anvendelig til formålet.
Sender du flyttesynsrapporten med anbefalet post, vil du desværre også kunne komme ud for, at du ikke kan dokumentere, at den er kommet frem til lejer. Der er flere eksempler i retspraksis på udlejere der har benyttet anbefalet post, men til trods for det, ikke har kunnet levere fyldestgørende dokumentation på, at brevet var modtaget af lejer.
Sender du en fysisk rapport pr. brev, har du kun fyldestgørende dokumentation, hvis du sender den med en såkaldt afleveringsattest.
En afleveringsattest holder i retten
Hos PostNord kan du udfylde en såkaldt afleveringsattest. Du sætter afleveringsattesten på bagsiden af brevet med flyttesynsrapporten. Der skal skrives “AFLEVERINGSATTEST” på forsiden af brevet sammen med modtagers navn og adresse.
Når du sender dit brev til lejer med en afleveringsattest, vil du modtage information fra PostNord, når brevet er afleveret i modtagerens postkasse. Informationen indeholder både dato og tidspunkt. Du har hermed et fyldestgørende bevis for, at lejer har modtaget flyttesynsrapporten.
Sådan kan du dokumentere at lejer har modtaget flyttesynsrapporten
Du skal kunne dokumentere, at din lejer har modtaget flyttesynsrapporten senest 2 uger efter flyttesynet.
Sender du flyttesynsrapporten pr. email, skal du anvende funktionen ”Anmod om kvittering for modtagelse”. Alternativt kan du skriftligt i mailen anmode lejer om at bekræfte modtagelsen. Først når du har kvittering eller bekræftelse fra lejer, har du din dokumentation.
Sender du en fysisk rapport pr. brev, har du kun fyldestgørende dokumentation, hvis du sender den med en såkaldt afleveringsattest.
Læs mere
Kender du dine forpligtelser som udlejer i forbindelse med indflytning og fraflytning?
