Dokumentationskrav skaber behov for digitalisering

Vi havde inviteret Claus Heide med som gæst i vores fjerde webinar omkring digitaliseringen i ejendomsbranchen. Vi talte med Claus om hvordan dagens dokumentationskrav skaber behov for digitalisering og om de digitale løsninger, han gør brug af i sit eget firma. Han gav også sit bud på digitaliseringens chancer for at vinde udbredelse i en ellers konservativ branche som hans.

Bankmand som baggrund

Claus er indehaver af firmaet Pulira, der tilbyder en lang række ydelser indenfor ejendomsservice. Han har ellers en baggrund som umiddelbart ikke har meget med ejendomsservice at gøre:

“Jeg har været 30 år i bankbranchen, og har sågar været direktør og været i udlandet. Min baggrund har haft mange fordele. De strukturer og den måde man tænker på inden for bankverdenen, kan godt bringes ind i den moderne ejendomsservice”.

Efter de 30 år som bankmand, valgte Claus altså at gå helt nye veje. I 2014 startede han virksomheden Pulira med 2 medarbejdere, en spand og en bil. I dag har han i omegnen af 30 ansatte i virksomheden.

EjendomsButleren

Pulira leverer ejendomsservice i en klasse for sig og tilbyder alt lige fra rengøring, trappevask og vinduespolering til snerydning, viceværtservice og handyman-opgaver. De kalder sig selv for ejendomsbutlere og det er bestemt ikke uden grund:

“Hos Pulira tager vi det personligt, når kunden har betroet os en opgave. Vi ser os selv som kundens EjendomsButler, og det forpligter! Meningen bag at kalde vores medarbejdere for ”butlere” er, at en butler yder en fantastisk service, forudser kundens behov, og er altid imødekommende – og det beskriver vores medarbejdere!”

“Ordet [pulira] er italiensk og betyder at rengøre, tørre op eller vaske. Og så kan vi godt lide, at det minder om at polere på dansk. For vores motto er: En ren verden er en bedre verden!”

Øget efterspørgsel på flyttesyn

Snart begyndte Claus også at opleve en efterspørgsel fra udlejere, der ønskede Puliras hjælp til at varetage flyttesyn på deres vegne.

Siden 2015 har flyttesyn i forbindelse med indflytning- og fraflytning af lejemål været obligatorisk for udlejere med mere end et enkelt lejemål. På baggrund af flyttesynet skal udlejer udarbejde en flyttesynsrapport. Flyttesynsrapporten er udlejers dokumentation for istandsættelseskravet til lejer efter fraflytning.

Da de i Pulira efterhånden nåede op på at udføre 20-30 flyttesyn hver måned, begyndte Claus at lede efter et digitalt redskab:

“Jeg stod med det problem: “Hvordan kan jeg standardisere det her? Hvordan kan jeg garantere en kvalitet i vores flyttesyn, som vores kunder kan bruge?”. Vores kunder i det her tilfælde er jo primært udlejere, men vi ønskede også at levere et godt produkt til lejerne.

Der var det så, jeg faldt over DomuSpect og startede op med det. For mig var det også vigtigt, at jeg og mine medarbejdere fik en skabelon at gå efter. Vi er en tre-fire stykker der ligger og kører flyttesyn. Jeg tror, mange andre også har gjort den erfaring, at hvis man ikke har noget fast at gå efter, så begynder tingene at sejle lidt.”

Dokumentationskrav skaber behov for digitalisering

Det er siden da blevet til rigtig mange flyttesyn, som alle udføres digitalt med appen DomuSpect. Det har især været det faktum at dagens dokumentationskrav skaber behov for digitalisering, der har afgjort valget mellem et flyttesyn udført på papir og en digital løsning for Claus:

“Der er meget større krav til dokumentation, end der var i gamle dage. Den dokumentation, vi har behov for i dagens samfund på alle mulige niveauer, gør, at du bliver nødt til at gøre brug af digitalisering for at håndtere den volumen – for hvis der ikke er styr på dokumentationen, så kan du ikke gøre dine krav gældende!

Hvis man ikke har styr på sine ting, så er det udlejer, der taber i sidste ende, og så er det ham, der sidder på en regning på 20-30-40.000 til maling af et eller andet eller gulvarbejde eller hvad det nu kan være.

I og med vi udfører flyttesynet på vegne af vores kunder, som jo er dem, der vil stå med regningen, hvis vores flyttesyn ikke er udført korrekt, så er det jo altafgørende, at de kan stole på, at vi gør det rigtigt. Og det gør vi med DomuSpect!”

Det kan koste dyrt 

Det kan koste dyrt i det samlede billede, hvis flyttesynet ikke udføres som det skal:

“Jeg regnede en gang på en af vores store kunder: Hvis de bare mistede 5.000 kr. pr. bolig pr. fraflytningssyn, fordi de ikke havde dokumentationen i orden, eller fordi den, der lavede flyttesynet, ikke havde styr på at lave flyttesyn, så ville det i alt koste dem op mod en million kroner om året!

Og det er jo fordi man sidder jo og tænker “nå ja, 5.000 kr. det er jo ikke noget”. Nej, men når du ganger det op, så bliver det rigtig mange penge. Og du er jo alligevel derude og lave arbejdet. Om du så bruger et kvarter mere eller mindre, og det i sidste ende kan spare dig 5.000 kr., så er det jo en rigtig god timeløn”

Rimer vinduespolering på digitalisering?

Udover digitaliseringen af flyttesynet, giver digitalisering så overhovedet mening i Pulira? Det kan godt være, der ikke er meget digitalisering i at polere et vindue, men det er der til gengæld i Puliras opgavestyring. Claus mener faktisk også, det i sig selv er en væsentlig faktor, når man skal klare sig på markedet:

“Det jeg har erfaret er, at det er lidt forskellen på dem, der overlever i markedet og dem der ikke overlever i markedet. Dem der overlever har styr på planlægningen, har styr på at tiderne bliver holdt. Det vil sige, når man nu indgår en aftale – lad os sige, vi pudser vinduer første uge i hvert kvartal eller hvad det nu kan være – jamen, så bliver det også gjort. Og fremfor alt, så kan vi også dokumentere, vi har gjort det. Vi har sågar et system, hvor kunden også selv kan få indsigt i, hvornår har vi været der og hvor lang tid har vi brugt. Så på den måde bruger vi digitaliseringen i Pulira.

Vi har også trackere i vores biler. Hvis der skulle være tvivl om, hvorvidt vi har været der eller ej, så kan vi sige “Vores bil har været der på det og det tidspunkt”. Det bringer os tilbage til dokumentationskravene. De dokumentationskrav skaber behov for digitalisering. Behovet for digitalisering opstår simpelthen automatisk for at kunne leve op til de krav.”

Er det overvågning?

Når Claus anvender digitale redskaber i sin opgavestyring, gør han det først og fremmest for at sikre, at kunden får leveret den ydelse, de betaler for og for at kunne dokumentere, at arbejdet er udført indenfor den aftalte tidsramme. Men hvad med medarbejderne? Føler de sig overvåget?

“Du kan helt klart tage den store kontrolbrille på, hvor du siger “nu sidder vi og holder øje hele dagen lang med vores folk, hvor de kører rundt og hvor de er henne og om de holder tissepause og hvad de gør. Men det gør man jo ikke! Det er der ikke tid til for det første, for det andet gør man det kun der, hvor man oplever problemer. Og det sker selvfølgelig, at man har en medarbejder som ikke helt lige forstår mødetider og sådan nogle ting . Men i dagligdagen, der handler det om, at der er styr på tingene – ikke mindst overfor medarbejderne.”

Medarbejderne er glade

De tilbagemeldinger Claus får fra sine ansatte, er da også meget positive. Medarbejderne synes kun det er utroligt rart, at der er styr på det. Tingene er planlagt og de kan se, hvad de skal næste dag:

“Vi har også en app, hvor medarbejderne kan se, hvor arbejdsstederne er og alle de her ting. Vi har også vores datablade liggende inde på den her app. Det vil sige, at hvis man skulle få et eller andet i øjet eller lignende, så kan man tage sin telefon med på hospitalet og sige det er det middel, jeg fik i øjet. På den måde har vi delt utroligt meget information med vores folk.

Og så bruger vi den også til at få hjælpen hurtigst mulig ud til kunden. Hvis der for eksempel, bliver ringet med en akut opgave, så kan jeg se, hvor jeg har mine fem ejendomsservice folk henne i verden. Jeg kan ringe til den nærmeste i stedet for, at jeg skal til at ringe rundt og forstyrre dem alle sammen. Så kan jeg se “okay, ham her er tættest på, ham ringer jeg først til”. Vi skal måske bruge nogle nøgler et eller andet sted, eller der er vand i en kælder. Så på den måde giver systemet en sikkerhed hele vejen rundt: For virksomheden, for medarbejderen og for kunden!

Proaktiv på forkant

“Med det system vi bruger, kan vi også aflæse, om en medarbejder er tjekket ind på opgaven eller ej. Hvis der ikke er tjekket ind, så får jeg en alarm og på den måde kan jeg komme i forkøbet. Hvis der nu ikke er tjekket ind på en aftenrengøring, så kan jeg jo melde ind til kunden. Vi kan altså være proaktive i stedet for at være reaktive.

Vi tracker også tiden medarbejderne bruger på opgaverne. Det kan være man har givet en pris på en ejendom og sagt “den skal vi bruge to timer på hver dag”. Det viser sig så, at den tid er umulig at holde, og man skal bruge 3 timer. Så kan man gå tilbage til kunden og sige: “Vi udfører de her opgaver i henhold kontrakten, men tiden holder ikke”. Eller den anden vej rundt. Så der har vi det igen: dokumentationskrav skaber behov for digitalisering!

Jeg kan også lave statistik over for vores medarbejdere, når de føler, at de har virkelig, virkelig travlt. Når man så går ind og kigger, så overholder de jo tiderne, og det kører som det skal. Så hvorfor føler du, du har travlt? Så jeg kan også hjælpe medarbejderne proaktivt på den måde!

Koster det mere at digitalisere?

“Jo, det er højst sandsynligt i første omgang dyrere end den klassiske vicevært, der klarer sig måske med et regneark eller med en outlook kalender. Og han kan også godt håndtere det så længe, han har måske 1-2 mand. Når du begynder at nå op på 5-6 mand, så skal du også have lavet noget lønafregning, og du har noget vagtudkald, du har nogen ekstraopgaver, du skal fakturere og sådan noget.

Og hvis det ikke begynder at få en automatiseret proces – altså bliver digitaliseret – så er jeg overbevist om, at så begynder du at tabe ting på gulvet, fordi du ikke får det faktureret og fordi du ikke har det her overblik over, hvem der har hvilke opgaver, og hvem der er presset på sin arbejdstid og sådan noget.

Kvaliteten højnes med digitaliseringen

Kvaliteten højnes med digitaliseringen og det samme gør sporbarheden og overblikket. Det at have styr på sin forretning. Det er der, det starter. Dermed sparer du selvfølgelig også tid og arbejdskraft, og får faktureret alt det, du skal have faktureret. Det går hele tiden tilbage til dit overblik. Hvis du har tal, hvis du har facts, så kan du bedre styre din virksomhed

Nu er det jo ikke fordi jeg siger man nødvendigvis skal digitalisere alt! Man skal bare overveje, hvor er det man har sine risiko henne. Hvor synes jeg, at jeg har tabt penge henne på grund af dårlig kvalitet? Der digitaliserer man!

Hvis din ejendom var en bil

Hvis man kigger helt oppefra – om man nu er en mindre eller en større udlejer – og man betragter sin ejendom som en bil. Interesserer man sig lidt for biler, så vil man godt vide, hvilken historie den har, når man ser på en brugt bil. Hvornår har den været til service og har den fået skiftet kilerem eller olie? Skal der nye bremser på og hvornår blev den synet? – og så videre og så videre. Det vil man gerne vide inden man byder på den.

I dag har man ikke haft tradition for at have den slags dokumentation på en ejendom. Det er bare “der ligger en klods af en bygning her” og så kommer du ud og kigger på den. Man tager nok nogle byggesagkyndige med, som kan give deres vurdering af ejendommen og dens tilstand. Men man kan jo ikke se ind i kedlen, om den er ved at være mørnet op eller noget fordi den ikke er blevet vedligeholdt. Og så overtager man den her ejendom og et halvt år senere står man med reparation til måske 100.000 kroner.

Derfor tager jeg igen mere dokumentationsbrillerne end digitaliseringsbrillerne på. For hvad nu hvis jeg kan dokumentere, at jeg har vedligeholdt den her ejendom? Vi har sørget for at solcellerne bliver vasket, så de giver det bedste udbytte. Kedlerne bliver efterset som de skal en gang om året. Der er selvfølgelig sørget for at legepladsen er godkendt og så videre. Og alt det kan man rent faktisk dokumentere. Så tror jeg man får forhøjet sin ejendomsværdi. Men for at kunne dokumentere det, så bliver man nødt til at digitalisere det! Dagens dokumentationskrav skaber behov for digitalisering. Sådan er det!

Her kan du se optagelsen af DomuSpect-webinaret med Claus Heide fra d. 9. december 2020. God fornøjelse.