Digital ejendomsadministration kan være løsningen

Daniel Hesner Grøndal var gæst i sjette og sidste udgave af vores webinarer omkring digitalisering i boligudlejningsbranchen. Vi talte blandt andet med Daniel om, hvordan digital ejendomsadministration kan være løsningen til helt at undgå nogle af de tvister, der kan opstå mellem udlejer og lejer.

Om Daniel

Daniel Hesner Grøndal er advokatpartner hos VQ Advokater, uddannet Cand. merc. og arbejder som økonom med fokus på blandt andet rådgivning og drift inden for ejendomsadministration. Han har siden 2012 primært rådgivet boligforeninger, ejendomsinvestorer og virksomheder om stort set alle aspekter indenfor ejendomsadministration.

Siden 2019 har Daniel også været tilknyttet huslejenævnet i Hillerød:

“Det synes jeg også er rigtig spændende. Det giver jo også en del erfaring og input i forhold til de problemstillinger, som mange udlejere står med i forhold til deres lejere.”

VQ Advokater administrerer knap 3000 lejemål

“Vi har både kunder, der kun har et enkelt lejemål faktisk, en ejerlejlighed som måske ikke lige blev solgt, da de valgte at købe noget andet og lejer den ud men egentlig ikke rigtig gider at stå for det. Så hjælper vi med det. Ja, og så har vi jo kunder med op til flere 100 lejemål.”

“Der er jo udlejere, som ikke har interessen eller kendskabet til selv at sidde med administrationen af sine ejendomme. Nogen vil måske ikke selv have ansvaret for det. Og der giver det jo mening at have en administrator, som løser alle tingene. Det er en måde at udlicitere sine opgaver på. Så vi driver det for ejeren og har al kommunikation med lejerne, sørger for lejekontrakter og henvendelser og alting. Så som ejer kan man egentlig bare sidde derhjemme og se at ejendommene kører.”

Tilbyder fuld drift

“Vi kan tilbyde at tage os af administrationen hele vejen rundt. Viceværter og den dialog, der måtte være, og også dialogen med lejer. Opstår der et problem i lejligheden, jamen så kontakter vi viceværten. Vi kan for eksempel også stå for at finde lejere og for at fremvise lejemålet og udføre flyttesyn. Det er den fulde drift, vi kan hjælpe med.”

“Der er jo også nogle udlejere, der siger “jamen vi vil gerne selv stå for at finde lejere” eller “vi vil gerne selv stå for at lave ind- og fraflytningssyn”. Til gengæld vil de gerne, at vi står for økonomi, bogføring, opkrævninger, rykkere og så er det, det vi hjælper med.”

Udlejernes skrækhistorier

I DomuSpect hører vi skrækhistorierne om udlejere, der mister penge fra lejer, fordi der mangler den rigtige dokumentation. Skrækhistorier som Michael Preetzmann hos Danske Udlejer i den grad også kan nikke genkendende til. Daniel kender dem også:

“Jeg møder selvfølgelig også de skrækhistorier – også i huslejenævnet. Man kommer nok ikke helt udenom de her sager. De vil nok altid opstå. Men det er klart, jo mere man kan gøre selv i sådan nogle sager jo bedre! Efter der er kommet krav om, at der skal laves indflytningsrapporter for eksempel, jamen så synes jeg måske, man oplever færre og færre af den type sager. Og specielt når man begynder at se indflytningsrapporter med billeder af alle hvidevarer og bedre dokumentation af, hvordan så lejligheden egentlig ud! Det viser hvordan digital ejendomsadministration kan være løsningen!”

Dokumentationskrav har løftet niveauet på flyttesyn

Større krav om dokumentation kan være en udfordring for udlejere, men har reglerne også været med til at løfte niveauet?

“Ja. Ja, det synes jeg helt sikkert. Altså man ligesom fjerner en fejlmargin. Og det kan jo selvfølgelig også være træls for de udlejere, der måske ikke overholder reglerne. Dem er der jo også nogle af. Der var det nemmere at skrive nyistandsat i lejekontrakten uden lejer så det da man flyttede ind.

Nu har lejer ligesom en indflydelse på rapporten og der er billeder af det hele – det ser vi i hvert fald mere og mere. Så har man bare et bedre grundlag og se sagen ud fra!

Huslejenævnet er selvfølgelig sat i verden for at beskytte lejere, men de er der jo for at dømme rigtigt. Så når man ligesom har bevis for, hvordan lejligheden var og bevis for hvordan den er nu, jamen så er det jo sådan det er!”

Kvaliteten af flyttesynet er afgørende

DomuSpect har spurgt en række udlejere om, hvor lang tid de bruger på et flyttesyn. Her svarer de større udlejere, der har digitaliseret flyttesynet, at de i snit bruger 54 minutter på et syn. De mindre udlejere, der bruger papir svarer at de bruger 28 minutter. Det kan jo virke som om det er dyrt at digitalisere. Det ser ud til man bruger mere tid på det?

“Ja, både og! For jeg mener helt sikkert, man får et bedre produkt!

Jeg havde et eksempel med en der i hvert fald ikke brugte digitalisering! Der kom man ud til flyttesyn, hvor de kom med ét A4 ark, der var udfyldt på forhånd på papir! Og det var ligesom bare det. Så kunne lejer bare skrive under og så var det det. Så gik man og der blev ikke taget nogen billeder, der blev ikke gjort noget som helst. Og så kan jeg godt forstå, det går hurtigt! Men det er heller ikke noget som man i min verden kan bruge til noget. Hverken udlejer eller lejer.

Så i forhold til det, kan det da godt være det tager den dobbelte tid med et digitalt flyttesyn, men så undgår man også nogle sager og nogle problemer sidenhen!”

Digitale værktøjer løfter

Digital ejendomsadministration kan altså være løsningen! Men hvor kan digitaliseringen gå ind og løfte en ejendomsadministration? Hvad kan gøre det nemmere, bedre eller måske begge dele?

“Der er faktisk ret mange områder. Det er jo også fordi, at den fulde ejendomsadministration af en stor portefølje faktisk er ret kompleks. Der er rigtig mange små forretningsgange eller delopgaver, hvor man ligesom kan vælge at fokusere og digitalisere lidt af gangen.

Der er jo blandt andet rigtig mange eksempler på, at det er jo nemmere at køre digitale underskrifter i dag, end det er at sende en lejekontrakt til underskrift med Post Danmark eller mødes med lejer!”

Nemmere at tage et lille skridt af gangen

Så hellere tage det et lille step nu her og så komme i gang med noget af det fremfor at starte med at vælge det store system?

“Ja, helt sikkert. Det er egentlig bare at komme i gang og så gøre det, hvor man kan overskue det og hvor man synes det giver bedst mening for en selv. Der er ikke noget med at man ligesom skal vente og tage det hele på en gang. Det er faktisk nemmere, synes jeg, at tage et lille skridt af gangen.”

“For eksempel starte med lejekontrakter og så fokuserer man på den ene ting. Når man så lige er blevet tryg ved det efter nogle måneder så kan man tage den næste. Så kan man lave digitale fraflytningsrapporter eller så kan man køre tingene til digitale underskrifter eller man kan få sat en automatiseret rykkerkørsel op måske. Eller lave bogføring mere automatiseret. Der er rigtig mange muligheder hvor der er små isolerede ting, man kan tage en ting af gangen.”

Flyttesyn er det første step!

Hvor er det nemmest at begynde at digitalisere og hvor er det egentlig bedst at starte? Er lejeopkrævningerne måske det vigtigste at kigge på først?

“Det kommer an på mængden af lejemål. Har man ikke så mange lejemål, så mener jeg helt sikkert, at det er sådan noget som flyttesyn. Flyttesyn skal man lave ordentligt og dem skal man lave digitalt.

At automatisere sin bogføring, hvis man har 10 lejemål er jo fint, men det ikke, der man vinder den store gevinst. Man vinder den store gevinst, hvis man slipper for huslejenævnssager, eller man sikrer sig, at man kan gøre sit krav til lejer gældende i forbindelse med fraflytninger. Så det vil jeg helt sikkert prioritere flyttesynet!

Det næste man kunne overveje er lejekontrakter. Der ser jeg også, at man kan vinde rigtig meget. Specielt hvis man har en lidt mindre portefølje, fordi så er det måske heller ikke der, man er mest inde i alle de de lejeretlige problemstillinger, og har styr på hvad der skal være med i paragraf 11. Så hvis man bruger en digital løsning omkring nogle autogenererede lejekontrakter, så vil man også kunne undgå fejl der!”

DomuSpect fungerer!

“Her hos VQ Advokater bruger vi DomuSpect til flyttesyn. Der er jo andre digitale løsninger end DomuSpect på markedet og vi har også først prøvet en anden løsning. Men jeg synes, det var alt for dyrt og jeg synes det var for besværligt og jeg synes DomuSpect fungerer bedre! Og så er DomuSpect nem at gå til! Vi har også udlejere, som selv vil stå for fraflytningssynene og det er nemt for dem at hente appen og bare gå i gang.”

Digital ejendomsadministration kan også være løsningen for dig! Hent og prøv DomuSpect helt gratis og se om det er noget for dig!

Herunder kan du se optagelsen af webinaret fra d. 27. januar 2021 og hente de tilhørende materialer. God fornøjelse.