Når et flyttesyn er gennemført skal flytterapporten underskrives af både udlejer og lejer! Eller skal den? I lejeloven foreligger der faktisk slet ikke et krav om, at flytterapporten skal underskrives af lejer. Det er til gengæld et krav, at udlejer kan bevise, at lejer har modtaget en kopi af flytterapporten. Den bevisbyrde kan udlejer løfte med eksempelvis en underskrift fra lejer.

Hvad skriver udlejer under på?

Hvad end det måtte være udlejer selv eller udlejers repræsentant, så er det den person, der udfører selve flyttesynet, der skal underskrive flytterapporten på udlejers vegne. Underskriften dokumenterer ganske enkelt, hvem der har udført flyttesynet.

Hvad skriver lejer under på?

Lejer har som udgangspunkt ingen pligt til at underskrive flytterapporten, men kan naturligvis vælge at gøre det. På en traditionel flytterapport vil der typisk være plads til, at lejer kan afgive en enkelt underskrift. Med den underskrift accepterer lejer den udarbejdede flytterapport med mindre andet står skrevet. Hermed erklærer lejer sig altså enig i den tilstand og det istandsættelsesarbejde flytterapporten beskriver for lejemålet.

Der findes flytterapporter, der prøver at slå to fluer med et smæk ved for eksempel at skrive: “Med sin underskrift kvitterer lejeren samtidig for at have fået en kopi af denne rapport”. I det tilfælde udgør lejers underskrift både en accept af flytterapporten og en kvittering for modtagelsen.

Den vigtige underskrift

Det er bestemt ikke alle lejere, der er trygge ved at underskrive flytterapporten. Om lejer underskriver selve flytterapporten er faktisk heller ikke det vigtigste for udlejer. Det er nemlig lejers kvittering for modtagelsen af flytterapporten, der er helt afgørende!

Hvornår skal lejer have flytterapporten?

Hvis lejer deltager i flyttesynet har udlejer pligt til at udlevere flytterapporten ved flyttesynet. Er lejer ikke fremmødt eller vil lejer ikke kvittere for modtagelsen af flytterapporten, skal den sendes og være lejer i hænde senest 2 uger efter flyttesynet.

Udlejer skal dokumentere, at lejer har modtaget flytterapporten

Udlejers istandsættelseskrav til lejer ved fraflytning er ikke gældende uden dokumentation på at lejer har modtaget flytterapporten. Det er ikke nok det kan bevises at udlejer har sendt den.

For at udlejer kan få sin dokumentation for, at lejer har modtaget flytterapporten, kræver det en kvittering fra lejer. Den kvittering kan lejer give med sin underskrift. Alternativt kan lejer kvittere ved at sende en bekræftelsesmail til udlejer. Sendes flytterapporten med posten er det også en mulig dokumentation at anvende en såkaldt afleveringsattest.

Sådan skal flytterapporten underskrives i DomuSpect

I DomuSpect skriver både du og lejer under direkte på skærmen. Fuldstændig som når du i dag kvitterer for at modtage en pakke.

Vi har givet lejer mulighed for at afgive tre separate underskrifter. Det fremgår helt tydeligt i appen, hvad lejer skriver under på med den enkelte underskrift:

1. Lejer kan naturligvis også i DomuSpect skrive under på selve flytterapporten!
   Her erklærer lejer enighed om istandsættelsesarbejde og lejemålets tilstand.
2. Siden 2019 har det været tilladt at sende flyttesynsrapporten digitalt til lejeren. Vi har efter anbefaling fra vores juridiske konsulenter valgt, at lejer fortsat kan skrive under på at den bliver sendt på mail for at yde udlejer størst mulig sikkerhed.
3. Og nu til den vigtigste underskrift af dem alle! I DomuSpect kan lejer nemlig skrive under på at have modtaget den digitale kopi af flytterapporten, som udlejer sender til lejers mailadresse ved flyttesynet.

Er virksomhedsdata udfyldt korrekt – inklusiv underskrift – vil DomuSpect automatisk bruge den underskrift i flyttesynet og udlejer skal derfor ikke skrive yderligere under.

Er en underskrift direkte på skærmen juridisk gyldig?

Ja! Det er den! Det er det både korte og det korrekte svar. En underskrift er gyldig uanset hvad den er afgivet på. Papir, skærm, digitale løsninger eller NemID – det spiller ingen rolle. Uafhængigt af hvilket medie underskriften er afgivet på, så er en underskrift gyldig.

Fun Fact!

I Danmark og mange andre lande er din underskrift også fuldt ud gyldig uanset hvordan den ser ud! Man kan underskrive med sin signatur, en række tilfældige bogstaver eller faktisk bare underskrive med et tegn. Ens navn behøver nemlig slet ikke fremgå af underskriften. Et kryds vil derfor også blive anset som en gyldig underskrift.

X 😉

P.S.

Et lille tip! Tag et billede af den fremmødte lejer! Så er der ingen tvivl om at de var til stede ved flyttesynet

Artikel i Magasinet Danske Udlejere: Slip for besvær og undgå diskussion!

Flyttesyn

Det har siden 2015 været lovpligtigt at gennemføre indflytnings- og fraflytningssyn, når en lejebolig skifter lejer, men alt for mange udlejere udfører desværre flyttesyn, der aldrig ville holde i retten.

Manuelle arbejdsgange kan være både besværlige og tidskrævende, og derfor undlader udlejeren ofte fyldestgørende dokumentation. Det fører til fejl og mangler i flyttesynsrapporten, der skaber grundlag for uoverensstemmelser mellem lejer og udlejer.

At udføre flyttesyn og udarbejde den obligatoriske flyttesynsrapport skal være nemt! Det skal være din garanti for, at dit krav på istandsættelse til lejer ikke bortfalder, så du selv ender med hele regningen! Men den garanti opnår du kun, hvis du udfører flyttesynet korrekt, og din dokumentation er i orden.

Papir eller digitalt?

I Claus Heides firma Pulira kalder de sig selv for ejendomsbutler, og det er bestemt ikke uden grund. De leverer ejendomsservice i en klasse for sig og tilbyder, blandt meget andet, at udføre flyttesyn. Det er blevet til rigtig mange flyttesyn, som alle er udført med appen DomuSpect. For Claus har det især været dokumentationskravet, der har afgjort valget mellem et flyttesyn udført på papir og en digital løsning:

“Der er meget større krav til dokumentation, end der var i gamle dage. Den dokumentation, vi har behov for i dagens samfund på alle mulige niveauer, gør, at du bliver nødt til at bruge digitalisering for at håndtere den volumen – for hvis der ikke er styr på dokumentationen, så kan du ikke gøre dine krav gældende!”, fastslår Claus Heide og fortsætter:

“Jeg regnede en gang på en af vores store kunder: Hvis de bare mistede 5.000 kr. pr. bolig pr. fraflytningssyn, fordi de ikke havde dokumentationen i orden, eller fordi den, der lavede flyttesynet, ikke havde styr på at lave flyttesyn, så ville det i alt koste dem op mod en million kroner om året!”

Standardisering sikrer kvaliteten

Claus Heide startede sit firma for 6 år siden. Medarbejderstaben er siden da vokset til 30, hvoraf 4 medarbejdere udfører flyttesyn:

“Jeg stod med det problem: Hvordan kan jeg standardisere det her? Hvordan kan jeg sikre en kvalitet i vores flyttesyn, som vores kunder kan bruge, og der var det så, jeg faldt over DomuSpect og startede op med det. For mig var det også vigtigt, at medarbejderne fik en skabelon at gå efter. Jeg tror, mange har gjort den erfaring: hvis ikke man har noget fast at gå efter, så begynder tingene at sejle lidt.”

Netop den erfaring kan man også nikke genkendende til hos foreningen Danske Udlejere. Her modtager direktør Michael Preetzmann rigtig mange henvendelser fra udlejere, der kæmper med at finde rundt i de mange regler på boligudlejningsområdet. Det er ikke mindst flyttesynet, der volder mange problemer og som alt for ofte ender med, at udlejer må kigge langt efter lejers betaling for istandsættelse, fordi den mindste fejl i flyttesynet koster ved kasse 1. Derfor er rådet fra Michael Preetzmann også klart, hvis man spørger ham, hvad en ny udlejer, skal gøre i forhold til såvel lejekontrakter som flyttesyn:

“Så skal du prøve den elektroniske i stedet for den i papirform, fordi den elektroniske fører dig igennem nogle ting eller beder dig om at tage stilling til nogle ting, som papirformen ikke gør.”

Kom nemt og sikkert i mål!

Når de udfører flyttesyn i Claus Heides firma Pulira, bruger de DomuSpect. DomuSpect er en app, du henter ned på din iPad, tablet eller smartphone og så er du klar til at gå i gang med dit flyttesyn. Ved hjælp af intelligente tjeklister guider appen dig trin for trin gennem flyttesynet, så du får registreret, specificeret og dokumenteret alle de nødvendige oplysninger.

Når flyttesynet er udført, samler DomuSpect helt automatisk alle dine oplysninger til en komplet flyttesynsrapport, som du sender digitalt til dig selv og til lejer, der kvitterer direkte på skærmen med det samme. Færdigt arbejde! Du har nu din dokumentation for, at istandsættelsen af lejemålet er påkrævet.

“I og med vi udfører flyttesynet på vegne af vores kunder – som jo er dem, der vil stå med regningen, hvis vores flyttesyn ikke er udført korrekt – så er det jo altafgørende, at de kan stole på, at vi gør det rigtigt. Og det gør vi med DomuSpect!” slutter Claus Heide.

Artiklen er udgivet i Magasinet Danske Udlejere Nr. 1 2021. Magasinet er kun tilgængelig for medlemmer af foreningen Danske Udlejere. Læs mere om foreningen i artiklen Regler og krav gør udlejning svær i dag, hvor vi har talt med direktør Michael Preetzmann.