Skal flytterapporten underskrives?

Ved du egentlig det? Ellers kan du blive klogere på reglerne lige her, hvor du også kan læse om grøn eltilmelding og få en gratis e-bog om digitalisering!

Det er bestemt ikke alle lejere, der er trygge ved at skrive under på flytterapporten, men når et flyttesyn er gennemført, skal flytterapporten underskrives af både udlejer og lejer! Eller skal den i virkeligheden det? Læs hele artiklen og bliv klogere på, hvordan flytterapporten skal underskrives for at være et juridisk gældende dokument…

Læs hele artiklen her

Tilmeld lejer til grøn el med DomuSpect

Tilmeld super nemt og hurtigt – og med lejers samtykke – din lejer til elforsyning, når du laver flyttesyn med DomuSpect. Så slipper du selv for at få regningen OG du gør en grøn forskel. Den el vi tilbyder i DomuSpect er nemlig helt grøn vindmøllestrøm…

Læs mere om grøn eltilmelding her

Gratis e-bog til dig og din boligudlejning!

Vi har skrevet e-bogen “Digitalisér din boligudlejning – 7 nemme trin” i samarbejde med advokat Kim Krarup, så der er helt styr på juraen. I bogen kan du finde inspiration til at komme i gang med din helt egen digitaliseringsproces og gøre din boligudlejning lidt nemmere for dig! Download dit eget og helt gratis eksemplar. Rigtig god fornøjelse…

Hent din gratis e-bog lige her.

Har du styr på din boligudlejning og din skat?

Er du privat udlejer af 1-3 lejemål? Har du allerede et abonnement på DomuSpect eller tegner du et i løbet af maj 2021? Så får du nemlig lige nu et helt skatteårs Digital Revisor med i købet. Helt og aldeles uden ekstra beregning. Nada. Nul kroner ekstra!

Læs mere om tilbuddet lige her

Få DomuSpect Nyhedsbrev direkte i indbakken

Få helt uforpligtende vores mange gode tilbud og informationer om DomuSpect – det digitale flyttesyn! Du får det hele direkte i indbakken og kan naturligvis til enhver tid nemt afmelde.

Tilmeld dig DomuSpect Nyt lige her

Daniel Hesner Grøndal var gæst i sjette og sidste udgave af vores webinarer omkring digitalisering i boligudlejningsbranchen. Vi talte blandt andet med Daniel om, hvordan digital ejendomsadministration kan være løsningen til helt at undgå nogle af de tvister, der kan opstå mellem udlejer og lejer.

Om Daniel

Daniel Hesner Grøndal er advokatpartner hos VQ Advokater, uddannet Cand. merc. og arbejder som økonom med fokus på blandt andet rådgivning og drift inden for ejendomsadministration. Han har siden 2012 primært rådgivet boligforeninger, ejendomsinvestorer og virksomheder om stort set alle aspekter indenfor ejendomsadministration.

Siden 2019 har Daniel også været tilknyttet huslejenævnet i Hillerød:

“Det synes jeg også er rigtig spændende. Det giver jo også en del erfaring og input i forhold til de problemstillinger, som mange udlejere står med i forhold til deres lejere.”

VQ Advokater administrerer knap 3000 lejemål

“Vi har både kunder, der kun har et enkelt lejemål faktisk, en ejerlejlighed som måske ikke lige blev solgt, da de valgte at købe noget andet og lejer den ud men egentlig ikke rigtig gider at stå for det. Så hjælper vi med det. Ja, og så har vi jo kunder med op til flere 100 lejemål.”

“Der er jo udlejere, som ikke har interessen eller kendskabet til selv at sidde med administrationen af sine ejendomme. Nogen vil måske ikke selv have ansvaret for det. Og der giver det jo mening at have en administrator, som løser alle tingene. Det er en måde at udlicitere sine opgaver på. Så vi driver det for ejeren og har al kommunikation med lejerne, sørger for lejekontrakter og henvendelser og alting. Så som ejer kan man egentlig bare sidde derhjemme og se at ejendommene kører.”

Tilbyder fuld drift

“Vi kan tilbyde at tage os af administrationen hele vejen rundt. Viceværter og den dialog, der måtte være, og også dialogen med lejer. Opstår der et problem i lejligheden, jamen så kontakter vi viceværten. Vi kan for eksempel også stå for at finde lejere og for at fremvise lejemålet og udføre flyttesyn. Det er den fulde drift, vi kan hjælpe med.”

“Der er jo også nogle udlejere, der siger “jamen vi vil gerne selv stå for at finde lejere” eller “vi vil gerne selv stå for at lave ind- og fraflytningssyn”. Til gengæld vil de gerne, at vi står for økonomi, bogføring, opkrævninger, rykkere og så er det, det vi hjælper med.”

Udlejernes skrækhistorier

I DomuSpect hører vi skrækhistorierne om udlejere, der mister penge fra lejer, fordi der mangler den rigtige dokumentation. Skrækhistorier som Michael Preetzmann hos Danske Udlejer i den grad også kan nikke genkendende til. Daniel kender dem også:

“Jeg møder selvfølgelig også de skrækhistorier – også i huslejenævnet. Man kommer nok ikke helt udenom de her sager. De vil nok altid opstå. Men det er klart, jo mere man kan gøre selv i sådan nogle sager jo bedre! Efter der er kommet krav om, at der skal laves indflytningsrapporter for eksempel, jamen så synes jeg måske, man oplever færre og færre af den type sager. Og specielt når man begynder at se indflytningsrapporter med billeder af alle hvidevarer og bedre dokumentation af, hvordan så lejligheden egentlig ud! Det viser hvordan digital ejendomsadministration kan være løsningen!”

Dokumentationskrav har løftet niveauet på flyttesyn

Større krav om dokumentation kan være en udfordring for udlejere, men har reglerne også været med til at løfte niveauet?

“Ja. Ja, det synes jeg helt sikkert. Altså man ligesom fjerner en fejlmargin. Og det kan jo selvfølgelig også være træls for de udlejere, der måske ikke overholder reglerne. Dem er der jo også nogle af. Der var det nemmere at skrive nyistandsat i lejekontrakten uden lejer så det da man flyttede ind.

Nu har lejer ligesom en indflydelse på rapporten og der er billeder af det hele – det ser vi i hvert fald mere og mere. Så har man bare et bedre grundlag og se sagen ud fra!

Huslejenævnet er selvfølgelig sat i verden for at beskytte lejere, men de er der jo for at dømme rigtigt. Så når man ligesom har bevis for, hvordan lejligheden var og bevis for hvordan den er nu, jamen så er det jo sådan det er!”

Kvaliteten af flyttesynet er afgørende

DomuSpect har spurgt en række udlejere om, hvor lang tid de bruger på et flyttesyn. Her svarer de større udlejere, der har digitaliseret flyttesynet, at de i snit bruger 54 minutter på et syn. De mindre udlejere, der bruger papir svarer at de bruger 28 minutter. Det kan jo virke som om det er dyrt at digitalisere. Det ser ud til man bruger mere tid på det?

“Ja, både og! For jeg mener helt sikkert, man får et bedre produkt!

Jeg havde et eksempel med en der i hvert fald ikke brugte digitalisering! Der kom man ud til flyttesyn, hvor de kom med ét A4 ark, der var udfyldt på forhånd på papir! Og det var ligesom bare det. Så kunne lejer bare skrive under og så var det det. Så gik man og der blev ikke taget nogen billeder, der blev ikke gjort noget som helst. Og så kan jeg godt forstå, det går hurtigt! Men det er heller ikke noget som man i min verden kan bruge til noget. Hverken udlejer eller lejer.

Så i forhold til det, kan det da godt være det tager den dobbelte tid med et digitalt flyttesyn, men så undgår man også nogle sager og nogle problemer sidenhen!”

Digitale værktøjer løfter

Digital ejendomsadministration kan altså være løsningen! Men hvor kan digitaliseringen gå ind og løfte en ejendomsadministration? Hvad kan gøre det nemmere, bedre eller måske begge dele?

“Der er faktisk ret mange områder. Det er jo også fordi, at den fulde ejendomsadministration af en stor portefølje faktisk er ret kompleks. Der er rigtig mange små forretningsgange eller delopgaver, hvor man ligesom kan vælge at fokusere og digitalisere lidt af gangen.

Der er jo blandt andet rigtig mange eksempler på, at det er jo nemmere at køre digitale underskrifter i dag, end det er at sende en lejekontrakt til underskrift med Post Danmark eller mødes med lejer!”

Nemmere at tage et lille skridt af gangen

Så hellere tage det et lille step nu her og så komme i gang med noget af det fremfor at starte med at vælge det store system?

“Ja, helt sikkert. Det er egentlig bare at komme i gang og så gøre det, hvor man kan overskue det og hvor man synes det giver bedst mening for en selv. Der er ikke noget med at man ligesom skal vente og tage det hele på en gang. Det er faktisk nemmere, synes jeg, at tage et lille skridt af gangen.”

“For eksempel starte med lejekontrakter og så fokuserer man på den ene ting. Når man så lige er blevet tryg ved det efter nogle måneder så kan man tage den næste. Så kan man lave digitale fraflytningsrapporter eller så kan man køre tingene til digitale underskrifter eller man kan få sat en automatiseret rykkerkørsel op måske. Eller lave bogføring mere automatiseret. Der er rigtig mange muligheder hvor der er små isolerede ting, man kan tage en ting af gangen.”

Flyttesyn er det første step!

Hvor er det nemmest at begynde at digitalisere og hvor er det egentlig bedst at starte? Er lejeopkrævningerne måske det vigtigste at kigge på først?

“Det kommer an på mængden af lejemål. Har man ikke så mange lejemål, så mener jeg helt sikkert, at det er sådan noget som flyttesyn. Flyttesyn skal man lave ordentligt og dem skal man lave digitalt.

At automatisere sin bogføring, hvis man har 10 lejemål er jo fint, men det ikke, der man vinder den store gevinst. Man vinder den store gevinst, hvis man slipper for huslejenævnssager, eller man sikrer sig, at man kan gøre sit krav til lejer gældende i forbindelse med fraflytninger. Så det vil jeg helt sikkert prioritere flyttesynet!

Det næste man kunne overveje er lejekontrakter. Der ser jeg også, at man kan vinde rigtig meget. Specielt hvis man har en lidt mindre portefølje, fordi så er det måske heller ikke der, man er mest inde i alle de de lejeretlige problemstillinger, og har styr på hvad der skal være med i paragraf 11. Så hvis man bruger en digital løsning omkring nogle autogenererede lejekontrakter, så vil man også kunne undgå fejl der!”

DomuSpect fungerer!

“Her hos VQ Advokater bruger vi DomuSpect til flyttesyn. Der er jo andre digitale løsninger end DomuSpect på markedet og vi har også først prøvet en anden løsning. Men jeg synes, det var alt for dyrt og jeg synes det var for besværligt og jeg synes DomuSpect fungerer bedre! Og så er DomuSpect nem at gå til! Vi har også udlejere, som selv vil stå for fraflytningssynene og det er nemt for dem at hente appen og bare gå i gang.”

Digital ejendomsadministration kan også være løsningen for dig! Hent og prøv DomuSpect helt gratis og se om det er noget for dig!

Herunder kan du se optagelsen af webinaret fra d. 27. januar 2021 og hente de tilhørende materialer. God fornøjelse.

I vores femte DomuSpect-webinar i rækken om digitalisering i ejendomsbranchen, havde vi besøg af Michael Preetzmann. Vi talte med Michael om, hvordan de mange regler og krav gør udlejning svær i dag. Foreningen Danske Udlejere kan være en god hjælp for udlejerne. Vi kom også ind på, om digitalisering kan være en del af løsningen.

Michael Preetzmann har en baggrund som udlejningschef og har siden 2012 været ansat som direktør i paraplyorganisationen Danske Udlejere.

Foreningen Danske Udlejere

Danske Udlejere blev stiftet i Aarhus i 1899, under navnet ”Fællesforeningen af Jydske Grundejerforeninger,” og har i dag 30 tilsluttede lokale udlejere- og grundejerforeninger fordelt over landet. I alt tæller foreningen 5.100 medlemmer.

Danske Udlejere har til formål at forbedre vilkårene for udlejere af fast ejendom. Foreningen er høringsberettiget og har derfor reel indflydelse, når der vedtages ny lovgivning på ejendomsområdet.

Tilgængelighed og livline

“Vi varetager udlejernes interesser. Det er kerneværdien for os som Danske Udlejere. Vi vil være der for udlejerne, når de har brug for os.

Det vil i praksis sige, at vi er en slags livline og vil give svar på de spørgsmål udlejerne har i et sprog som udlejerne forstår. Det behøver ikke være jurist sprog. Umiddelbart efter de har haft ringet til os, kan de så gå ud og løse problemet, de har med en lejer, eller hvad det nu er, spørgsmålet går ud på. Tilgængelighed er simpelthen vores primære beskæftigelse.”

Magasin, kurser og uddannelse

Foreningen udgiver også magasinet Danske Udlejere, der udkommer 10 gange om året:

“Der tager vi alle de her problematikker op, som vi pt. oplever, at udlejerne ringer og spørger om. Både artikler der behandler emnerne helt lavpraktisk, og baggrundsartikler der går dybere og mere juridisk til bunds i problemerne.”

Foruden at tilbyde en lang række gratis kurser til sine medlemmer, involverer Danske Udlejere sig også i uddannelsen til ejendomsadministrator:

“Vi holder cirka i alt 60 kurser forår og efterår, og det er altid gratis at deltage for alle medlemmer. Vi laver de kurser vores medlemmer efterspørger. De mange regler og krav gør udlejning svær i dag. Hvordan man i praksis udfører flyttesyn, er for eksempel et meget eftertragtet kursus.

Vi har også involveret os meget i uddannelsen til ejendomsadministrator, så det bruger vi også mange ressourcer på. Det har vi, fordi vi ved, at der bliver et kæmpe behov for en helt masse nye medarbejdere inden for ejendomsadministration på sigt. Vi har en sammensætning af de mennesker, der arbejder med administration i dag, som er i den ældre, modne alder.”

Nye og gamle ejendomsinvestorer

“På et tidspunkt troede vi, at vi faktisk ville få færre medlemmer, fordi man siger, at ejendommene kommer på færre og større hænder. Det vil sige typisk pensionskasser og meget store ejendomsfirmaer. Men det viser sig faktisk, at vi får mange nye investorer ind på markedet. Det er jo historisk således, at mursten er godt at have på sigt.

Det er jo nok til dels på grund af den lave rente, og så kan man jo ikke placere sine penge i banken, med mindre man vil betale strafrenter, og så begynder man at se sig om efter mindre udlejningsejendomme. Den nye ejendomsinvestor er typisk velhavende, yngre mennesker, som køber en lille ejendom med to-tre lejemål og begynder og leje ud der. Og de skal simpelthen have hjælp.

Så vi får nyere medlemmer med, men vores gamle medlemmer bliver der. Og det er jo primært dem, som måske har svært ved at se, at man ville kunne opnå en fordel ved at springe på den her digitale form og blive hjulpet igennem sit arbejde med at lave enten fraflytningssyn eller lejekontrakter eller hvad det kunne være.”

Regler og krav gør udlejning til en svær disciplin i dag

Medlemsvæksten kan måske også tilskrives en anden udvikling som Michael Preetzmann tydelig ser:

“Det er blevet meget, meget vanskeligere at drive udlejning i dag. Det er det. De mange regler og krav gør udlejning svær. Og vi kommer ind på det lige om lidt med flyttesynsrapporterne, hvor selv den mindste fejl koster ved kasse 1. Det er dyre lærepenge! Så bliv medlem hos os, deltag i kurserne, lær hvordan du gør det i stedet for. Det er meget billigere at gøre det på den måde og et medlemskab kan hurtigt være tjent hjem.

Mange mennesker har jo den opfattelse at en aftale, er en aftale, men det er den jo nødvendigvis ikke inden for lejeretten. For der skal man jo overholde reglerne, og man kan ikke bare aftale sig ud af det. Så man skal simpelthen have styr på reglerne, og dem er der mange af i dag.”

Der er hold i skrækhistorierne!

Hos DomuSpect hører vi om udlejere, der for eksempel har fået smadret en lejlighed for 40.000. Lejerne skal ikke betale, fordi udlejer ikke har lavet den rigtige dokumentation. Eller udlejeren, der mistede et nyt køleskab, fordi lejer tog det med sig ved fraflytning og satte et gammelt køleskab ind i lejemålet stedet. Der var intet at gøre, fordi han ikke havde fået dokumenteret, hvilket køleskab, der stod der ved indflytningen. Hos Michael Preetzmann og Danske Udlejere er det et billede, man genkender:

“Ja, det er der helt stensikkert. Jeg hører jo så kun de dårlige historier her. Der er ingen, der ringer og fortæller, at det er gået rigtig godt med den og den lejer. Så jeg hører kun problemerne, men der er massevis af problemer derude. Og det er svært for udlejer, at hitte rundt i alle de regler her. Det er det.”

Direktør Michael Preetzmann modtager altså rigtig mange henvendelser fra udlejere, der kæmper med at finde rundt i de mange regler på boligudlejningsområdet. Regler og krav der gør udlejning svær i dag. Som han nævnte, er det ikke mindst flyttesynet, der volder mange problemer. Det ender alt for ofte ender med, at udlejer må kigge langt efter lejers betaling for istandsættelse, fordi den mindste fejl i flyttesynet gør istandsættelseskravet til lejer ugyldigt.

Digitalisering er svært for mange

Ser man på, hvordan det går med digitaliseringen hos de danske udlejere, så er det overordnede indtryk klart. Det er de mindre og modne udlejere, der har mindst styr på det. Michael Preetzmann er sikker på, det handler om, at det er for svært for mange:

“Det er for svært at komme i gang med selve digitaliseringen. Simpelthen. Det er det. Den ældre udlejer kan forholde sig til et stykke papir. I værste fald er det ministeriets forslag til en fraflytningsrapport, som vi anbefaler ikke at bruge. I bedste fald er det vores eget forslag. Hvis man ikke er tryg ved det der med at bruge en iPad, så tror jeg de fleste vælger papirformen.

Det er jo modne mennesker, og det er også nogle gange mennesker, som ikke har det her som et fuldtidserhverv. De har simpelthen ikke ressourcerne til at sætte sig ned og finde ud af, hvordan det foregår. Så dem, der udbyder digitale løsninger, skal gøre det endnu nemmere. De skal gøre det så nemt, så det næsten gør helt ondt.”

Blanket eller iPad?

Jeg er ikke nødvendigvis tilhænger af en blanket form til flyttesynet. De kan give anledning til lige så mange problemer som en iPad, man ikke forstår at betjene. Det erkender vi. Så vi prøver at blive ved med at undervise vores medlemmer og fortælle dem: “Hvis du bruger blanket formen, så skal du altså gøre sådan og sådan og du skal huske det og det!

Ellers er der muligheden for at lave digitale syn, hvor du bliver guidet bedre igennem eller du kan også lave lejekontrakter via en elektronisk lejekontrakt.”

Den elektroniske kan guide

Rådet fra Michael Preetzmann er klart, hvis man spørger ham, hvad en ny udlejer, skal gøre i forhold til såvel lejekontrakter som flyttesyn:

“Så skal du prøve den elektroniske i stedet for den i papirform, fordi den elektroniske fører dig igennem nogle ting eller beder dig om at tage stilling til nogle ting, som papirformen ikke gør. Den elektroniske guider en fra step til step, og giver nogle muligheder for at vælge og det er en fordel!”

Her finder du optagelsen af DomuSpect-webinaret med Michael Preetzmann fra d. 16. december 2020. God fornøjelse.

Vi havde inviteret Claus Heide med som gæst i vores fjerde webinar omkring digitaliseringen i ejendomsbranchen. Vi talte med Claus om hvordan dagens dokumentationskrav skaber behov for digitalisering og om de digitale løsninger, han gør brug af i sit eget firma. Han gav også sit bud på digitaliseringens chancer for at vinde udbredelse i en ellers konservativ branche som hans.

Bankmand som baggrund

Claus er indehaver af firmaet Pulira, der tilbyder en lang række ydelser indenfor ejendomsservice. Han har ellers en baggrund som umiddelbart ikke har meget med ejendomsservice at gøre:

“Jeg har været 30 år i bankbranchen, og har sågar været direktør og været i udlandet. Min baggrund har haft mange fordele. De strukturer og den måde man tænker på inden for bankverdenen, kan godt bringes ind i den moderne ejendomsservice”.

Efter de 30 år som bankmand, valgte Claus altså at gå helt nye veje. I 2014 startede han virksomheden Pulira med 2 medarbejdere, en spand og en bil. I dag har han i omegnen af 30 ansatte i virksomheden.

EjendomsButleren

Pulira leverer ejendomsservice i en klasse for sig og tilbyder alt lige fra rengøring, trappevask og vinduespolering til snerydning, viceværtservice og handyman-opgaver. De kalder sig selv for ejendomsbutlere og det er bestemt ikke uden grund:

“Hos Pulira tager vi det personligt, når kunden har betroet os en opgave. Vi ser os selv som kundens EjendomsButler, og det forpligter! Meningen bag at kalde vores medarbejdere for ”butlere” er, at en butler yder en fantastisk service, forudser kundens behov, og er altid imødekommende – og det beskriver vores medarbejdere!”

“Ordet [pulira] er italiensk og betyder at rengøre, tørre op eller vaske. Og så kan vi godt lide, at det minder om at polere på dansk. For vores motto er: En ren verden er en bedre verden!”

Øget efterspørgsel på flyttesyn

Snart begyndte Claus også at opleve en efterspørgsel fra udlejere, der ønskede Puliras hjælp til at varetage flyttesyn på deres vegne.

Siden 2015 har flyttesyn i forbindelse med indflytning- og fraflytning af lejemål været obligatorisk for udlejere med mere end et enkelt lejemål. På baggrund af flyttesynet skal udlejer udarbejde en flyttesynsrapport. Flyttesynsrapporten er udlejers dokumentation for istandsættelseskravet til lejer efter fraflytning.

Da de i Pulira efterhånden nåede op på at udføre 20-30 flyttesyn hver måned, begyndte Claus at lede efter et digitalt redskab:

“Jeg stod med det problem: “Hvordan kan jeg standardisere det her? Hvordan kan jeg garantere en kvalitet i vores flyttesyn, som vores kunder kan bruge?”. Vores kunder i det her tilfælde er jo primært udlejere, men vi ønskede også at levere et godt produkt til lejerne.

Der var det så, jeg faldt over DomuSpect og startede op med det. For mig var det også vigtigt, at jeg og mine medarbejdere fik en skabelon at gå efter. Vi er en tre-fire stykker der ligger og kører flyttesyn. Jeg tror, mange andre også har gjort den erfaring, at hvis man ikke har noget fast at gå efter, så begynder tingene at sejle lidt.”

Dokumentationskrav skaber behov for digitalisering

Det er siden da blevet til rigtig mange flyttesyn, som alle udføres digitalt med appen DomuSpect. Det har især været det faktum at dagens dokumentationskrav skaber behov for digitalisering, der har afgjort valget mellem et flyttesyn udført på papir og en digital løsning for Claus:

“Der er meget større krav til dokumentation, end der var i gamle dage. Den dokumentation, vi har behov for i dagens samfund på alle mulige niveauer, gør, at du bliver nødt til at gøre brug af digitalisering for at håndtere den volumen – for hvis der ikke er styr på dokumentationen, så kan du ikke gøre dine krav gældende!

Hvis man ikke har styr på sine ting, så er det udlejer, der taber i sidste ende, og så er det ham, der sidder på en regning på 20-30-40.000 til maling af et eller andet eller gulvarbejde eller hvad det nu kan være.

I og med vi udfører flyttesynet på vegne af vores kunder, som jo er dem, der vil stå med regningen, hvis vores flyttesyn ikke er udført korrekt, så er det jo altafgørende, at de kan stole på, at vi gør det rigtigt. Og det gør vi med DomuSpect!”

Det kan koste dyrt 

Det kan koste dyrt i det samlede billede, hvis flyttesynet ikke udføres som det skal:

“Jeg regnede en gang på en af vores store kunder: Hvis de bare mistede 5.000 kr. pr. bolig pr. fraflytningssyn, fordi de ikke havde dokumentationen i orden, eller fordi den, der lavede flyttesynet, ikke havde styr på at lave flyttesyn, så ville det i alt koste dem op mod en million kroner om året!

Og det er jo fordi man sidder jo og tænker “nå ja, 5.000 kr. det er jo ikke noget”. Nej, men når du ganger det op, så bliver det rigtig mange penge. Og du er jo alligevel derude og lave arbejdet. Om du så bruger et kvarter mere eller mindre, og det i sidste ende kan spare dig 5.000 kr., så er det jo en rigtig god timeløn”

Rimer vinduespolering på digitalisering?

Udover digitaliseringen af flyttesynet, giver digitalisering så overhovedet mening i Pulira? Det kan godt være, der ikke er meget digitalisering i at polere et vindue, men det er der til gengæld i Puliras opgavestyring. Claus mener faktisk også, det i sig selv er en væsentlig faktor, når man skal klare sig på markedet:

“Det jeg har erfaret er, at det er lidt forskellen på dem, der overlever i markedet og dem der ikke overlever i markedet. Dem der overlever har styr på planlægningen, har styr på at tiderne bliver holdt. Det vil sige, når man nu indgår en aftale – lad os sige, vi pudser vinduer første uge i hvert kvartal eller hvad det nu kan være – jamen, så bliver det også gjort. Og fremfor alt, så kan vi også dokumentere, vi har gjort det. Vi har sågar et system, hvor kunden også selv kan få indsigt i, hvornår har vi været der og hvor lang tid har vi brugt. Så på den måde bruger vi digitaliseringen i Pulira.

Vi har også trackere i vores biler. Hvis der skulle være tvivl om, hvorvidt vi har været der eller ej, så kan vi sige “Vores bil har været der på det og det tidspunkt”. Det bringer os tilbage til dokumentationskravene. De dokumentationskrav skaber behov for digitalisering. Behovet for digitalisering opstår simpelthen automatisk for at kunne leve op til de krav.”

Er det overvågning?

Når Claus anvender digitale redskaber i sin opgavestyring, gør han det først og fremmest for at sikre, at kunden får leveret den ydelse, de betaler for og for at kunne dokumentere, at arbejdet er udført indenfor den aftalte tidsramme. Men hvad med medarbejderne? Føler de sig overvåget?

“Du kan helt klart tage den store kontrolbrille på, hvor du siger “nu sidder vi og holder øje hele dagen lang med vores folk, hvor de kører rundt og hvor de er henne og om de holder tissepause og hvad de gør. Men det gør man jo ikke! Det er der ikke tid til for det første, for det andet gør man det kun der, hvor man oplever problemer. Og det sker selvfølgelig, at man har en medarbejder som ikke helt lige forstår mødetider og sådan nogle ting . Men i dagligdagen, der handler det om, at der er styr på tingene – ikke mindst overfor medarbejderne.”

Medarbejderne er glade

De tilbagemeldinger Claus får fra sine ansatte, er da også meget positive. Medarbejderne synes kun det er utroligt rart, at der er styr på det. Tingene er planlagt og de kan se, hvad de skal næste dag:

“Vi har også en app, hvor medarbejderne kan se, hvor arbejdsstederne er og alle de her ting. Vi har også vores datablade liggende inde på den her app. Det vil sige, at hvis man skulle få et eller andet i øjet eller lignende, så kan man tage sin telefon med på hospitalet og sige det er det middel, jeg fik i øjet. På den måde har vi delt utroligt meget information med vores folk.

Og så bruger vi den også til at få hjælpen hurtigst mulig ud til kunden. Hvis der for eksempel, bliver ringet med en akut opgave, så kan jeg se, hvor jeg har mine fem ejendomsservice folk henne i verden. Jeg kan ringe til den nærmeste i stedet for, at jeg skal til at ringe rundt og forstyrre dem alle sammen. Så kan jeg se “okay, ham her er tættest på, ham ringer jeg først til”. Vi skal måske bruge nogle nøgler et eller andet sted, eller der er vand i en kælder. Så på den måde giver systemet en sikkerhed hele vejen rundt: For virksomheden, for medarbejderen og for kunden!

Proaktiv på forkant

“Med det system vi bruger, kan vi også aflæse, om en medarbejder er tjekket ind på opgaven eller ej. Hvis der ikke er tjekket ind, så får jeg en alarm og på den måde kan jeg komme i forkøbet. Hvis der nu ikke er tjekket ind på en aftenrengøring, så kan jeg jo melde ind til kunden. Vi kan altså være proaktive i stedet for at være reaktive.

Vi tracker også tiden medarbejderne bruger på opgaverne. Det kan være man har givet en pris på en ejendom og sagt “den skal vi bruge to timer på hver dag”. Det viser sig så, at den tid er umulig at holde, og man skal bruge 3 timer. Så kan man gå tilbage til kunden og sige: “Vi udfører de her opgaver i henhold kontrakten, men tiden holder ikke”. Eller den anden vej rundt. Så der har vi det igen: dokumentationskrav skaber behov for digitalisering!

Jeg kan også lave statistik over for vores medarbejdere, når de føler, at de har virkelig, virkelig travlt. Når man så går ind og kigger, så overholder de jo tiderne, og det kører som det skal. Så hvorfor føler du, du har travlt? Så jeg kan også hjælpe medarbejderne proaktivt på den måde!

Koster det mere at digitalisere?

“Jo, det er højst sandsynligt i første omgang dyrere end den klassiske vicevært, der klarer sig måske med et regneark eller med en outlook kalender. Og han kan også godt håndtere det så længe, han har måske 1-2 mand. Når du begynder at nå op på 5-6 mand, så skal du også have lavet noget lønafregning, og du har noget vagtudkald, du har nogen ekstraopgaver, du skal fakturere og sådan noget.

Og hvis det ikke begynder at få en automatiseret proces – altså bliver digitaliseret – så er jeg overbevist om, at så begynder du at tabe ting på gulvet, fordi du ikke får det faktureret og fordi du ikke har det her overblik over, hvem der har hvilke opgaver, og hvem der er presset på sin arbejdstid og sådan noget.

Kvaliteten højnes med digitaliseringen

Kvaliteten højnes med digitaliseringen og det samme gør sporbarheden og overblikket. Det at have styr på sin forretning. Det er der, det starter. Dermed sparer du selvfølgelig også tid og arbejdskraft, og får faktureret alt det, du skal have faktureret. Det går hele tiden tilbage til dit overblik. Hvis du har tal, hvis du har facts, så kan du bedre styre din virksomhed

Nu er det jo ikke fordi jeg siger man nødvendigvis skal digitalisere alt! Man skal bare overveje, hvor er det man har sine risiko henne. Hvor synes jeg, at jeg har tabt penge henne på grund af dårlig kvalitet? Der digitaliserer man!

Hvis din ejendom var en bil

Hvis man kigger helt oppefra – om man nu er en mindre eller en større udlejer – og man betragter sin ejendom som en bil. Interesserer man sig lidt for biler, så vil man godt vide, hvilken historie den har, når man ser på en brugt bil. Hvornår har den været til service og har den fået skiftet kilerem eller olie? Skal der nye bremser på og hvornår blev den synet? – og så videre og så videre. Det vil man gerne vide inden man byder på den.

I dag har man ikke haft tradition for at have den slags dokumentation på en ejendom. Det er bare “der ligger en klods af en bygning her” og så kommer du ud og kigger på den. Man tager nok nogle byggesagkyndige med, som kan give deres vurdering af ejendommen og dens tilstand. Men man kan jo ikke se ind i kedlen, om den er ved at være mørnet op eller noget fordi den ikke er blevet vedligeholdt. Og så overtager man den her ejendom og et halvt år senere står man med reparation til måske 100.000 kroner.

Derfor tager jeg igen mere dokumentationsbrillerne end digitaliseringsbrillerne på. For hvad nu hvis jeg kan dokumentere, at jeg har vedligeholdt den her ejendom? Vi har sørget for at solcellerne bliver vasket, så de giver det bedste udbytte. Kedlerne bliver efterset som de skal en gang om året. Der er selvfølgelig sørget for at legepladsen er godkendt og så videre. Og alt det kan man rent faktisk dokumentere. Så tror jeg man får forhøjet sin ejendomsværdi. Men for at kunne dokumentere det, så bliver man nødt til at digitalisere det! Dagens dokumentationskrav skaber behov for digitalisering. Sådan er det!

Her kan du se optagelsen af DomuSpect-webinaret med Claus Heide fra d. 9. december 2020. God fornøjelse.

Peter Valentin Hougaard har som vicevært ansvaret for en del af driften i Koncentons udlejningsafdeling Go’Bolig, der udlejer lejligheder og rækkehuse i København, Aarhus og Aalborg. Go´Bolig lægger især vægt på, at lejerne møder en god og professionel service og Peter har ansvaret for at levere den service og sikre at kunderne altid får lidt mere, end de forventer.

Vi talte med Peter om, hvorfor en ejendomsadministrator af Koncentons kaliber gør brug af en digital løsning til at klare deres flyttesyn.

Her under kan du se optagelsen af webinaret fra d. 2. december 2020 og hente de tilhørende materialer. God fornøjelse.

https://flyttesyn.domuspect.dk/da/domuspect-webinar-0-0-0

I anden del af vores række af webinarer om digitalisering, havde vi inviteret Jakob Neua Nørgaard. Vi talte med Jakob om hans virksomhed og om de muligheder der ligger i digitaliseringen af blandt andet ejendomsmarkedet. Han gav gode råd til, hvordan du kan begynde at digitalisere dine egne processer og få system i dine arbejdsopgaver.

Jakob Neua er manden bag det børsnoterede firma Penneo, der specialiserer sig i at hjælpe virksomheder med at få dokumenter hurtigere underskrevet. Nu er Jakob indehaver af Danmarks digitale ejendomsmægler Estaldo.com. Estaldo.com tilbyder et enkelt og gennemskueligt alternativ til den traditionelle ejendomsmæglerbranche, når du skal sælge din ejerbolig.

Penneo

Allerede i 2011 fik Jakob ideen til Penneo og med manges hjælp, blev Penneo bygget op. I 2014 fik de deres første kunder. Penneo er basalt set et system til procesoptimering. Det er naturligvis et system, hvori man underskriver dokumenter, men det som Penneo reelt laver, er at digitalisere processer. I Penneos tilfælde, at digitalisere og effektivisere processer omkring at få kontrakten sendt, underskrevet, håndteret og arkiveret.

Din digitale ejendomsmægler

Da det i 2017 i Danmark også blev muligt at underskrive købsaftaler digitalt, gik Jakob i samarbejde med ejendomsmægleren Ann Rosenskjold. De gik i gang med at udvikle konceptet Estaldo.com, der åbnede op i januar 2020. Estaldo.com er det digitale og prisvenlige alternativ til køb og salg af boliger:

“Vi prøver på at fjerne de led, hvor man laver manuelle behandlinger. Det er en af grundene til, at vi kan tage prisen ned fra de 90.000, som jeg vil tro de fleste ejendomsmæglere tager, og ned til de 12.500. Man får faktisk mere eller mindre det samme for pengene hos os.

Vi tager over på alt det mæglerfaglige hos os. Det gælder papirarbejdet, købsaftalen, alt omkring salgsopstillingen og vi tager ovenikøbet også forhandlingen med dem, der nu engang vil købe boligen. Det eneste vi ikke laver, det er fremvisninger, og det er jo en stor del af en traditionel ejendomsmæglers forretning. Fremvisningen klarer folk selv i vores løsning og det kan de sagtens. De folk, der bor i huset kender jo huset bedre end nogen ejendomsmægler nogensinde ville gøre.

Vi prøver på at optimere og digitalisere processer. Der hvor vi er nu, det er hvor vores ejendomsmæglere siger, at hvor de normalt set ville bruge 30 timer på en sag, så bruger de nu kun 2 ½. Det er jo et kæmpe indhug i arbejdsindsatsen, og det er også det, der gør, at vi kan holde prisen nede.”

Kom i gang med at digitalisere dine arbejdsopgaver

Penneo og Estaldo.com er begge eksempler på virksomheder, der som deres produkt, optimerer og digitaliserer nuværende manuelle processer for kunden. DomuSpect – det digitale flyttesyn, er et andet eksempel. For alle tre virksomheder gælder, at de møder en del kunder, der som udgangspunkt synes, det er svært at komme i gang med at digitalisere. 

Jakob har oplevet, at mange hopper ud i, at ville digitalisere alt på én gang:

“Og så bliver det bøvlet, fordi man jo aldrig rigtig kan forestille sig, hvad det er, man kommer til at møde i sit næste skridt. Så når folk synes, det er svært at komme i gang med at digitalisere sin virksomhed, så tror jeg mest, det er fordi, at folk tager munden for fuld.”

3. gang er lykkens gang

Jakob har et rigtig godt og konkret råd til dig, der gerne vil begynde at digitalisere dine egne processer og få system i dine arbejdsopgaver.:

“At komme i gang med at digitalisere, er faktisk ikke særligt svært, hvis man bare tager et lille skridt af gangen og tænker sig om. Når man går i gang med at digitalisere processer, skal man kigge på de processer man gør mere end tre gange. Det er en regel, vi har her hos os: Hvis der er ting, du gør mere end tre gange, så kan det formentlig betale sig at digitalisere. Det kan være et rigtig godt sted at starte.”

Vælg et system

Når du så har fundet frem til den type arbejdsopgaver, du vil starte med at digitalisere, så skal du i gang med at finde et system, der kan håndtere de processer. For eksempel et ticket-system, til at håndtere mails eller et økonomisystem, der kan digitalisere din bogføring. Det kunne også være DomuSpect, der kan digitalisere dine flyttesyn:

“Det er bare nogle eksempler. Så jeg tror, man skal sætte sig ned og så skal man tage et skridt af gangen. Så skal man sige “Hvad har vi af papirer? Okay, lad os se, om vi kan fjerne det.” Det kunne være et godt sted at starte. Der er jo mange virksomheder, der har utroligt meget papir, som de faktisk godt kan slippe for. Ja, vi har faktisk slet ikke noget papir på det her kontor. Alle vores regninger ryger f.eks. ind i et system, der hedder Roger.”

Et system af gangen

“Det vi gør, og det som jeg anbefaler folk at gøre, er at man tager et område af gangen. Det kan være man sætter sig ned og siger: “Kan der være værdi i at vi begynder at sende vores lejekontrakter ud med digital underskrift?”

Da jeg stadigvæk var i Penneo, var vi ude hos et boligselskab. De var vant til at proppe deres lejekontrakter ned i en kuvert og sende den afsted med returporto. Det er altså ikke så mange år siden, og der er sikkert også mange, der gør det i dag. Da vi var ude og sætte dem i gang med Penneo-løsningen, sendte de lejekontrakten afsted og så gik der 10 minutter, så kom den allerede retur – og der var den altså underskrevet. Det var de rigtig glade for. Både det, at den var underskrevet, men at den lå elektronisk, hvor de nemt kunne finde den igen. Det var jo en kæmpe forskel fra at sende den på post, få den retur, få den scannet ind, og gemme den i et eller andet fællesdrev eller lignende.”

Systemer skaber værdi

“Der er bare en kæmpe værdi i at kunne finde sine ting igen. til lige med værdien, der ligger i at effektivisere sin egen arbejdstid. Og så sker der vel typisk også det, når man bruger de her automatiserede digitaliserede systemer, at de hjælper med at tage stilling. Tage stilling til mange af de ting, man ikke ellers, som mindre virksomhed eller medarbejder, når at sætte sig ind i inden det ændres.”

Databeskyttelsesforordningen – bedre kendt som GDPR – som EU indførte d. 25. maj 2018 er et godt eksempel på lovgivning, som de digitale systemer, kan hjælpe med at overholde:

“I eksemplet med lejekontrakter, altså i det her tilfælde, hvis du sender dem ud på mail. Lad os sige, du gerne vil have et CPR-nummer i, det må man jo ikke i henhold til GDPR. Så der hjælper et digitalt system også med at få noget compliance på, så man overholder lovgivningen.”

Effektiv standardisering

“Når man begynder at digitalisere sine processer og arbejdsopgaver, får man sat ting i system. Det kan godt virke lidt mere rigid, fordi systemet måske har begrænsninger, for hvad eller hvordan du kan gøre. Men det er jo så et trade-off man må tage, og sige “jamen hvis vi digitaliserer, så har vi bestemt, at vi altid gør sådan her”. Det betyder også, at hvis så man skal ansætte flere medarbejdere, så er det også meget lettere. Så kan man sige “det er sådan her vi gør, og det er den måde som systemet virker på”. På den måde ender du ikke med en medarbejder, der sidder og begynder at gøre tingene på en fjerde måde, som måske er endnu mere ineffektiv end det man havde før.”

Forsvinder jobbet i processen?

Det kan være logisk at tænke, at når man digitaliserer processer, der før var manuelle, så vil det koste arbejdspladser. Den tankegang skaber i sig selv modstand mod digitaliseringen:

“Hvis du sidder i en organisation og laver sagsbehandling, så er du jo ikke nødvendigvis interesseret i at digitalisere. Det kan jo være nærmest dit eget job, der forsvinder i den proces. Min erfaring er, at jobbet forsvinder ikke. Der sker bare noget andet og det bliver bare ændret. Det er i hvert fald meget, meget sjældent at digitalisering fjerner et job.”

Digitalt mindset

“Jeg tror, mange ikke går i gang med at digitalisere fordi “åh, så skal vi til at lære noget nyt”. Det er bare lettere at gøre, som man altid har gjort. Vi oplevede det samme i Penneo, og det oplever vi også i vores nuværende organisation. Det mindset tror jeg, man skal væk fra.”

Her kan du se optagelsen af DomuSpect-webinaret med Jakob Neau Nørgaard fra d. 25. november 2020.

Nu skal I altså møde vores nye mark-spiller i DomuSpect – som helt passende ligefrem HEDDER Marc…

Marc er 24 år og fra “Ålleren”, hvor han i sin spæde ungdom – også meget passende – spillede fodbold på rimelig højt niveau.

Han har et soft spot for biler og ikke mindst for Formel 1. Han bor i Ålborg med sin kæreste og deres skønne 3-årige søn – lige lidt endnu – de flytter til Århus inden længe.

Karrieren har bragt på alt fra sælger hos Mercedes-forhandler, biludlejning i Sydney International Airport, butikschef for hele to cykelforretninger i en alder af 21, sælger hos Wrist Ship Supply i Spanien, hvor det primære transportmiddel var motorcyklen og sidst som konsulent og sælger af firmaaftaler hos Enterprise biludlejning i København.

Alt i alt har Marc bare altid været godt kørende!!!! Lige indtil han blev den “glade” ejer af en Skoda fra 2001 – som BTW nu er afgået ved døden! Vi har selvfølgelig opgraderet og udstyret ham med en Skoda Fabia fra 2012!

Vi er i al fald sikker på, at vi i DomuSpect er rigtig godt kørende med Marc i marken og vi er super glade for at have ham med på holdet! Rigtig hjertelig velkommen Marc!

Onsdag d. 18. november kl. 10.00 afholder vi vores første webinar i en række på 6. Vi taler vi med Erhvervsjurist Kristin Assaad om, hvilke udfordringer hun har mødt i processen og hvordan hun er lykkedes med at skubbe til kundernes mindset og blive et attraktivt alternativ til det traditionelle advokatfirma.

Kristin er uddannet erhvervsjurist og stifter og direktør af rådgivningsvirksomheden LegalUp | Din virksomheds juridiske sikkerhed Med LegalUp har hun introduceret et traditionsbundet juridisk marked for et nyt og anderledes koncept. Et innovativ og delvis digital forretningsmodel med abonnement- og fastprisbaseret juridisk bistand til små og mellemstore virksomheder.

Læs mere her og tilmeld dig

Vi vil rigtig gerne gøre vores del og bidrage til den grønne omstilling i samfundet. Derfor kan du nu gøre en grøn forskel, når du skal tilmelde din lejer til el under et indflytningssyn. Den el vi tilbyder i DomuSpect er nemlig blevet til helt grøn vindmøllestrøm. Nemt, trygt og helt grønt! 💚

Nem, tryg og helt grøn tilmelding til el

Med DomuSpect har det længe været nemt for dig som udlejer, at tilbyde tilmelding til elforsyning til din lejer. Når du udfører indflytningssyn med DomuSpect kan du nemlig gøre det direkte i appen! Det er nemt for lejer og så er det ikke mindst trygt for dig, som ellers hænger på regningen, hvis lejeren ikke får sig meldt til. Nu har vi taget en grøn beslutning! I samarbejde med SEF Energi vil det fremadrettet være ren vindmøllestrøm, vi tilbyder i appen.

Sort og grøn strøm

Den strøm, der produceres på kulkraftværker i Danmark, kalder man for sort strøm. Strømmen, der kommer fra vedvarende energikilder, som bl.a. vindmøller og solceller kaldes for grøn strøm. Den el, du som forbruger modtager i din bolig er en blanding af den grønne og sorte strøm, der er produceret. Sådan er det, fordi vi i Danmark kun har ét fælles ledningsnet, der transporterer strømmen ud til forbrugerne.

Vindstrømscertifikat

Når den sorte og grønne strøm blandes i det fælles ledningsnet, gør det så en forskel, hvilken strøm vi vælger? Ja! Den strøm, du forbruger, køber SEF Energi tilsvarende ind fra vindmøller. Slutbrugeren modtager et vindstrømscertifikat. Den er bevis for at den mængde strøm, der forbruges hos kunden, er dækket af 100% grøn vindstrøm.

Staten har styr på elproduktionen!

Energinet, der er en statsejet virksomhed og de har ansvaret for at sørge for, at der er overensstemmelse mellem efterspørgsel og udbud af el. Det samme gælder efterspørgsel og udbud af den grønne strøm.  Når du vælger et grønt elprodukt, er der altså statsgaranti for, at den strøm du forbruger i det samlede regnskab er grøn.

Du gør en grøn forskel!

Når vi vælger, at det er den grønne vindstrøm, vi tilbyder i DomuSpect, så er det fordi vi har en holdning! Vi har en holdning til, at den strøm der produceres i Danmark skal være så grøn og at vi kan minimere og i bedste fald helt lukke for produktionen af den sorte el. Produktion af sort strøm udleder masser af CO2, der skader vores miljø og klima.

Vores grønne valg i DomuSpect er vores lille bidrag til den udvikling – og du gør en grøn forskel, når du tilmelder din lejer til el gennem DomuSpect.